Vad är Safeshare? 

Vårt system kan jämföras med ett personligt datarum eller fildelningstjänst som använder e-legitimation som säkerhet för att parterna ska få tillgång till informationen. Det spelar alltså ingen roll om er kontakt är kund, klient, leverantör eller anställd. Båda parter kan enkelt dela information mellan varandra utan att nya användarkonton behöver sättas upp. Med Safeshare slipper ni osäker e-post/post och öka förtroendet hos mottagaren.

Är det en styrelseportal?

Verktyget är inte utvecklat som en specifik styrelseportal men har många likheter. I de allra flesta bolag är det en självklarhet att man skyddar styrelseinformation från obehöriga. Vi vill möjliggöra samma säkerhetshantering för resten av bolagets kommunikation. Med Safeshare kan ni välja vilken kanal informationsutbytet ska ske. Känslig information skickas via Safeshare med mindre känslig information fortsatt kan skickas via e-post eller post. Allt för att minska riskerna och bygga förtroende hos motparten. Lär också mer här

Är det en fildelningstjänst

Med Safeshare delar ni enkelt alla typer av dokument till er motpart. Alla tjänstemän kan själva välja vem de ska dela informationen med samtidigt som de underlättar processen för mottagaren.

Hur fungerar tjänsten för registerutdrag?

Private Identity Control (PIC) är ett complianceverktyg som hjälper er att följa dataskyddsförordningen (GDPR) i er kommunikation med den registrerade. PIC kan användas av alla typer av organisationer och myndigheter. Målet för oss är att förbättra ert Förtroende! PIC är en e-tjänst så det krävs ingen utveckling av er systemmiljö utan tjänsten fungerar direkt. Den kan liknas vid en styrelseportal där information delas mellan förvalda aktörer. I vårt fall mellan er som företag och den privatperson som ni kommunicerar med.

För att säkerställa att mottagaren är den som den utger sig för att våra så hjälper vi er att säkerställa identiteten med BankID. Ni kan därför vara säker på att informationen når rätt person. Allt i enlighet med reglerna i GDPR.

Med PIC får ni också ett ärendehanteringssystem så ni enkelt kan hålla koll på dialogen med den registrerade. I det fall ni vill automatisera processen ytterligare så kan ni via ett API koppla PIC in mot era försystem. På detta sätt minskar ni den administrativa hanteringen och snabbar upp processen.

Hur fungerar faktureringen?

Under Mina uppgifter kan du se vilket avtal nu köper samt er fakturahistorik. Fakturering sker antigingen via vår samarbetspartner Arvato Finance eller av oss själva. Fakturering sker månadsvis och betalningstiden är generellt 30 dagar.

Finns det flera sätt att betala?

I dagsläget finns bara ett sätt att betala och det är via faktura. Vi har för avsikt att möjliggöra kortbetalning inom den närmsta framtiden.

Var lagras informationen?

All information lagras inom EU och vill du läsa mer om säkerheten tryck här (länk till säkerhetsdokumentet). Vi föreslår också att ni inrättar en gallringsrutin så att inte onödig data ligger kvar i systemet. Läs mer om säkerheten i tjänsten här

Kan jag få en demonstration av tjänsterna?

Självklart kan ni får en demonstration. Vänligen e-posta dina kontaktuppgifter till info@privateidentitycontrol.com så hör vi av oss så snart som möjligt.

Hur ändrar jag kontaktinformation

Du kan ändra kontaktinformationen för bolaget direkt i administrationsläget när du som användare är inloggad i systemet.

Vem kan använda tjänsten

Tjänsten bygger på att varje organisation har ett unikt organisationsnummer och därmed agerar som personuppgiftsansvarig. I det fall ni har andra behov eller vill ha flera portaler fördelat på era affärsområden eller förvaltningar. Var vänlig ta kontakt med info@privateidentitycontrol.com.

Behöver vi ett personuppgiftsbiträdesavtal?

Ja, för samtliga tjänster behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. Detta avtal ligger som bilaga i samband med att tjänsten tecknas. Vilket underlättar hanteringen och processen. Avtalen går också att läsa via vår hemsida direkt.

Var hittar jag integrationsnycklarna (API)

Dessa hittar du inne i portalen efter att du registrerat ert företag som kund

Kan det vara flera användare i systemet?

Ja, under rubriken användare finns det ett plustecken upp till vänster. Trycker du på pluset så har du möjlighet att skapa fler användare.

Hur arkiverar jag ett ärende

Du arkiverar ett ärende genom att trycka på knappen arkivera i samband med att du har expanderat ärendet.

Vad är Dataskyddsförordningen (GDPR)?

Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation) gäller i hela EU och har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter så att det fria flödet av uppgifter inom Europa inte hindras.

I jämförelse med PUL så måste man nu som organisation också kunna visa hur man följer bestämmelserna i förordningen. Vilket kan utgöra en skillnad i hur ni bedrivet ert arbete tidigare.

Dataskyddsförordningen innehåller en skyldighet att på begäran lämna information till de registrerade om vilka uppgifter som behandlas om dem. Detta ska göras kostnadsfritt. En förfrågan som görs elektronisk ska också kunna erhållas elektroniskt i ett allmänt använt format.

Datainspektionens checklista[1]

Kan du som företag redogöra för nedan punkter så är du enligt datainspektionen på god väg att möta de nya reglerna under GDPR.

  • Är ert företag medveten om EU:s nya dataskyddsförordning?
  • Vilka personuppgifter hanterar ni?
  • Har ni tidigare använt er av missbruksregeln?
  • Vilken information lämnar ni?
  • Hur ska ni tillmötesgå de registrerades rättigheter?
  • De viktigaste rättigheterna för de registrerade är att:
  1. få tillgång till sina personuppgifter
  2. få felaktiga personuppgifter rättade
  3. få sina personuppgifter raderade
  4. invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring
  5. invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering
  6. flytta personuppgifterna (dataportabilitet)
  • Hur inhämtar ni samtycke?

Vad är en personuppgift och på vilket sätt kan den användas?

Datainspektionen definierar personuppgifter på följande vis:

”All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter. Även bilder (foton) och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Insamlade personuppgifter används på en mängd olika sätt. Bland annat för att driva webbplatser, åstadkomma mer effektiv service eller marknadsföring men också för att tillhandahålla begärda tjänster. En del av användningsområdena är behövliga för att företag ska kunna kommunicera med dig, hantera dina ärenden och skicka obligatoriska meddelande i form av exempelvis boknings- och bekräftelsemeddelanden. Men många av de ärenden som dina uppgifter används till går också att problematisera. Framförallt om du inte har blivit korrekt underrättad enligt personuppgiftslagen kring vilken information om dig som har samlats in, eller för vilka ändamål dina uppgifter används.

Läs gärna mer på datainspektionens hemsida för att hitta mer information om respektive punkt samt övrig vägledning.

[1] www.datainspektionen.se